Алгоритм, процесс, результаты.

Постановка задач и делегирование.

В чем отличие делегирования от постановки задачи?
Что влияет на качество выполняемых задач?

Как поставить задачу так, чтобы ее приняли как свою ответственность?

Если выбирать один инструмент по которому можно судить об эффективности руководителя, то это была бы постановка задачи. Ведь от того как, кому, когда передана задача и зависит результат. И вот тут на практике часто получаются сложности. Как в игре глухой телефон. Руководитель представляет одно, говорит другое, сотрудник слышит или недослышит третье и делает совершенно другое. Знакомо?

Давайте разбираться.

Что такое постановка задачи?
Без научных определений, из практики, по-простому. Постановка задачи — это сообщение человеку действия (глагола), который ему важно выполнить для получения результата. Задача руководителя грамотно определить действие (глагол) который необходимо выполнить для результата, задача сотрудника выполнить действия качественно. Вот так просто и сложно.
Что же тогда такое делегирование?
Делегирование — это сообщение человеку результата, который важно получить (без разницы через какие действия (глаголы)).
И сейчас важно разобраться как же на практике в речи сказать именно то, что важно. Будем разбирать с примерами частых ошибок.

Универсальный алгоритм постановки задачи

Выглядит следующим образом (есть разные виды и формы и подходы постановки задач, мы разберем основные моменты):
Выделение ответственного из среды (обращение по имени)
Описание ситуации (ответы на вопросы «Почему так? Почему я? Почему сейчас?»)
Информирование (глагол в повелительном наклонении!)
Срок (до…, к…)
Мотивация (описание контроля)
Запрос обратной связи

И теперь про реальность.

1
Обращение по имени часто пропускается руководителями, хотя это невероятно полезный этап включения осознанности и внимания сотрудника. Вспомните как вы реагируете, когда даже в незнакомом городе слышите свое имя. Мы оборачиваемся и переключаемся со своих мыслей. Этот эффект и важно получить при диалоге с сотрудником. Если он на вас смотрит, это совсем не значит, что его мозг тоже слышит вас.
2
При сообщении причин постановки задач очень часто руководители либо не сообщают их и тогда сотрудник чувствует себя просто роботом и не понимает общей картины и контекста (а это очень влияет на качество работы), либо говорит очень много и это превращается в оправдание или мольбу. Важно лаконично в 1-2 предложениях донести суть. Пример: «вышел приказ от министерства и важно внести корректировки», «к нам едет ревизор» и т.д.
3
Это самая частая ошибка – руководители вообще не говорят глагол в повелительном наклонении, и постановка задачи превращается в сообщение желания или какого-либо факта. Пример: «нужно подготовить отчет» - это постановка задачи? нет! Ведь «нужно помогать пингвинам на северном полюсе» - это же не задача. Задача начинается тогда, когда есть «принеси, сделай, подготовь, проконтролируй, организуй» и т.п. До этого момента руководитель, сообщая факт необходимых действий, позволяет итоговое решение делать или нет принимать сотруднику.
4
Срок обязателен точный – не «к обеду», не «через 2 часа», не «до утра». Важно привыкнуть говорить «в 2:40 отчет должен быть у меня на столе», «к 9:00 направь план». Ведь если сотрудник не посмотрел на часы, то 2 часа могут затянуться, и он может и не обедать целый день…
5
Очень часто руководители начинают уговаривать сотрудников выполнить задачу, нахваливать и оправдываться. На этом этапе часто достаточно сказать форму контроля и сотрудник будет мотивирован. Например, «приедет проверка», «твой отчет направлю директору» и т.д. Когда выстроена грамотно система контроля мотивация дополнительная почти не нужна.
6
И в конце задача руководителя убедиться, что сотрудник сделает все так как «нужно». Если руководитель отпускает подчиненного и сомневается, что тот сделает качественно или в срок, то это недоработка руководителя. Для уверенности можно использовать формы предварительного контроля. Например, «С чего начнешь? На что будешь обращать внимание? Как поступишь в случае корректировок? Какие видишь риски?» и т.д. важно, чтобы сотрудник уже в момент получения задачи начал погружаться в нее, и вы увидели, что он ее принял. И вопросы типа «все понял?», «Есть вопросы?», «Сделаешь?» плохо подходят, ведь предполагают только ответ «да» или «нет» (т.е.являются закрытыми).

И помните, что это касается только ситуаций, когда важно поставить задачу. По текущим функциям задачи сотрудник должен выполнять самостоятельно. Нельзя каждый день менеджерам по продажам ставить задачу «продавай». Если сотрудники не выполняют самостоятельно задачи по текущим функциям, то это вопрос к системе контроля, а не постановке задач.

Всего 5 ситуаций для постановки задач:

— Изменения условий для выполнения задачи (сроки, качество, ресурсы)
— Новая задача для сотрудника (именно этот сотрудник ни разу не выполнял)
— Развитие компетентности сотрудника и постановка задач «на вырост»
— Делегирование – ситуация, когда сотрудник самостоятельно выбирает способ достижения результата
— Корректировка качества результата после контроля.